SES営業の「繰り返し業務」を洗い出す
自動化の第一歩は、毎日繰り返している作業を可視化することです。SES営業の主な繰り返し業務は以下の通りです。
| 業務 | 頻度 | 所要時間/回 |
|---|---|---|
| 案件メールの受信・分類 | 毎日 | 20〜30分 |
| 案件情報の登録 | 毎日 | 30〜60分 |
| ビジネスパートナーへの一括配信 | 毎日 | 15〜30分 |
| エンジニア稼働状況の確認 | 週1〜2回 | 30分 |
| 契約更新の確認 | 月1回 | 60分 |
これらを自動化できれば、1日2〜3時間の節約になります。
自動化のレベル分類
自動化には3段階あります。
**【レベル 1】** テンプレート化（すぐできる）
ゼロから作る作業をテンプレートに置き換えるだけで、時間を大幅に短縮できます。
- メール文のテンプレート化（Gmailの定型文機能）
- 案件登録フォームのフォーマット統一
- スキルシートのフォーマット統一
**【レベル 2】** ツール連携（週末に設定するだけ）
複数のツールを連携させて、情報の手動転記を自動化します。
- Google スプレッドシート → 配信リスト自動更新
- メール受信 → Slackに自動転送
- 配信完了 → カレンダーに自動記録
**【レベル 3】** AIによる自動解析（導入コストが必要）
- スキルシートのAI自動解析
- 案件テキストのAI自動解析・登録
- AIによるマッチング候補の自動提案
具体的な自動化レシピ
**【レシピ 1】** Gmail → 案件情報の自動分類
Gmailのフィルタ機能で、ビジネスパートナーから届く案件メールを自動的にラベル分類します。
設定：
条件: 件名に「案件」「募集」「ご紹介」が含まれる
アクション: ラベル「受信/案件」を付与 + 重要マーク
**【レシピ 2】** 一括配信の定時化
SES配信ツールのスケジュール配信機能を使い、毎朝8:00に自動配信をセットします。
前日夜に翌日の配信内容を準備 → 当日朝は自動で配信 → 朝は返信対応に集中
**【レシピ 3】** Gmailショートカット + スニペットで入力高速化
TextExpanderやaText（Mac）などのテキスト展開ツールを使うと、短い略語を入力するだけで長文テンプレートを呼び出せます。
例: ;提案 → 提案メールのテンプレートに自動展開
**【レシピ 4】** スキルシートのAI自動解析
Zianserのようなツールでは、スキルシート（PDF/Word）をアップロードするだけで、AIが自動でエンジニア情報を解析・登録します。
**手動入力（5〜10分）→ AIによる自動解析・登録（約30秒）**に短縮できます。
チームでの効率化
個人の効率化に留まらず、チーム全体の仕組みを整えることが重要です。
情報の一元化
全員がアクセスできる共有ツール（Notion / Google Docs）に情報を集約します。「あの件どうなった？」のSlack質問がなくなります。
役割分担の明確化
| 担当 | 役割 |
|---|---|
| 案件専門 | 案件情報収集・登録・クライアント対応 |
| 要員専門 | エンジニア管理・面談調整 |
| 配信専門 | ビジネスパートナーリスト管理・一括配信・返信対応 |
チェックリストの活用
毎日やるべき作業をチェックリスト化して、漏れをゼロにします。
□ 朝の一括配信（8:00）
□ 新着案件の確認・登録
□ 昨日の配信への返信対応
□ スキルシートの更新確認
□ 明日の配信内容の準備
自動化を導入する際の注意点
「人が介在すべきこと」を見極める
全てを自動化しようとすると、かえって品質が下がることがあります。
自動化してOK: 情報収集・登録・定型配信・分類 自動化NG: 交渉・クレーム対応・エンジニアとの面談
まず1つだけ自動化する
一度に全てを変えようとすると失敗します。一番時間のかかっている業務1つだけを選んで自動化し、効果を確認してから次に進みましょう。
まとめ
SES営業の業務効率化は、以下の順に進めるのが王道です。
まずは今日から「1つの定型作業をテンプレート化する」だけでも、積み重ねれば大きな時間短縮になります。自動化で生まれた時間を、人間にしかできない提案・関係構築に使いましょう。
